Realizar reuniões é uma ótima forma de entrosar seu time de colaboradores e incentivá-los a discutir diversos assuntos importantes para sua empresa, como ideias inovadoras, mudanças necessárias e planejamento futuro. Mas com a chegada do mundo digital, os profissionais cada vez mais trabalham em home office, o que economiza em combustível e comida para o empregador, por exemplo, mas em certos casos torna mais difícil um contato real e intuitivo.
Porém, como tudo na internet, hoje em dia já existem diversas ferramentas para ajudar numa reunião à distância, desde aplicativos e softwares para videoconferência como aplicativos de gerenciamento compartilhado, o que facilita o entendimento e traz dinamismo.
A sua intenção como chefe e líder deve ser otimizar o trabalho dos funcionários, já que isso irá melhorar a produtividade de sua empresa, por isso é preciso ficar antenado para as novidades do mercado, seguir as tendências do marketing digital para não ficar para trás em tempos de comunicação online. Muitos colaboradores podem considerar as reuniões uma perda de tempo enorme, mas como as discussões em muitas empresas costumam ter frequência diária ou no máximo semanal, é preciso estar atento e propiciar tudo para que a reunião seja o mais produtiva e incisiva possível.
As reuniões também costumam durar pelo menos uma hora, o que pode ser muito cansativo para todos de sua equipe, e se não for aproveitada de forma correta, isso pode significar horas de trabalho perdidas, completamente improdutivas, o que não farão sua empresa crescer. Busque realizar os encontros da forma mais eficaz possível, garantindo que os colaboradores possam apresentar suas ideias, somarem e serem participativos, para que mais a frente consigam entregar resultados melhores naturalmente.
Confira algumas ferramentas que vão lhe ajudar a ter uma boa reunião à distância com seus funcionários:
Meetin.gs
Essa ferramente facilita muito o andamento de uma reunião. O aplicativo possibilita que informações discutidas na reunião sejam salvas na nuvem e possam ser compartilhadas e acessadas por todos durante e depois da reunião através de dispositivos móveis.
Com o Meetin.gs é possível organizar reuniões à distância e presenciais, e conseguir gerenciar a agenda dos colaboradores, traçar metas, trocar informações por e-mails, além de poder integrar outras ferramentas ao serviço.
Less Meeting
Esse aplicativo torna as reuniões mais produtivas, destacando o tempo de discussão sobre cada tópico abordado no encontro. Isso faz com que após algumas reuniões você consiga medir o tempo aproximado da sua reunião e separar o tempo médio para discussão de cada assunto, cumprindo os horários e não perdendo mais tempo do dia do que o necessário.
Também é possível registrar comentários de cada tópico antes do início das reuniões, o que facilita a distribuir os assuntos que devem ser discutidos no encontro e otimiza o tempo, para que os mesmos sejam visualizados e seus colaboradores já tenham uma ideia do que será falado e como eles podem ajudar.
Dropbox e Google Drive
Numa reunião produtiva é preciso ter acesso a todos os arquivos e informações possíveis para abordar e aprofundar os tópicos mais importantes. Por isso o Dropbox e o Google Drive se tornam tão importantes para otimizar uma reunião.
O Dropbox é uma ferramenta que possibilita o acesso instantâneo aos dados de sua empresa, guardando com segurança na nuvem todas as informações. É possível acessá-los em dispositivos móveis e pelo computador, abrindo planilhas e documentos que podem ser acompanhados e discutidos em tempo real durante as reuniões de sua empresa.
Já o Google Drive é a ferramenta de compartilhamento de dados mais conhecida da internet e otimiza e muito, não só as reuniões, mas como todo o trabalho diário de sua empresa. A ferramenta permite que arquivos de diversos formatos sejam armazenados e compartilhados com um número irrestrito de usuários.
A ferramenta permite que todos os integrantes de sua equipe, tenham acesso aos arquivos e possam modificá-los ou editá-los de qualquer lugar. Isso é bastante útil para corrigir e incluir dados importantes para o funcionamento do seu negócio. E claro, assim que um altera um arquivo todos os outros membros ficam sabendo e sabem quem o fez, o que facilita ainda mais a delegar tarefas e verificar seu cumprimento.
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Minute
Esse aplicativo é bastante útil para você nunca se esquecer de reuniões e organizar as ideias que serão discutidas. É um organizador de reunião eficaz onde listas podem ser criadas para tornar a sua reunião mais produtiva e para evitar que detalhes importantes sejam perdidos.
Team Meeting Checklist
Essa ferramenta funciona como um checklist para sua reunião. É bastante valiosa por lhe lembrar de tudo o que importante para o acontecimento do encontro, desde os tópicos de sua preparação, até os objetivos principais do mesmo.
É possível compartilhar as informações para todos os membros de sua equipe para que todos fiquem inteirados dos assuntos que serão debatidas e a ordem como eles serão abordados.
Todoist
Esse aplicativo organizar as informações da sua reunião, separando e classificados os tópicos de acordo com a prioridade e os prazos definidos por você. O recurso se torna essencial para todo o tipo de empresa, afinal geralmente muitos assuntos são tratados em reuniões e possuem importâncias diferentes para um negócio.
Com essa ferramenta, é quase impossível esquecer algum assunto ou detalhe importante, já que o Todoist é bem completo e dinâmico.
Skype e Hangout
Esse software é um dos mais antigos e conhecidos serviços de áudio e videoconferência, sendo bastante utilizado diversas empresas, inclusive em entrevistas de emprego. Com esse aplicativo é possível realizar ligações, fazer chamadas de vídeo e áudio em grupo e compartilhar arquivos.
Já o Hangout é uma ferramenta do Google e não precisa ser instalar para funcionar. O usuário precisa apenas ter uma conta de e-mail. No aplicativo é possível compartilhar telas, gravar vídeos e publicar no Youtube.
Depois de todas essas dicas, acreditamos que as reuniões da sua empresa nunca mais serão as mesmas. Gostou das dicas? Confira mais conteúdos em nosso blog e baixe o Ebook Como vender Criação de Site. Conheça os planos da ISBrasil para a hospedagem de sites.
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