O e-mail é um dos pontos mais críticos em questão de segurança de dados de qualquer empresa. Basta pensar nas inúmeras possibilidades de vazamento de informações. Um funcionário pode clicar em um link malicioso e espalhar um vírus na rede interna da empresa, por exemplo. Já existem diversas empresas no mercado oque oferecem serviços para e-mails com foco em segurança, o que já ajuda a melhorar muito a quantidade de spams recebidos por usuários, mas esse tipo de mensagem ainda continuam chegando, mesmo que em menor número, o que pode causar problemas sérios para o seu negócio. Veja nosso post:
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De acordo com pesquisas, 85% dos e-mails que trafegam pela rede são spams, destes 19% chegam a caixa de entrada dos usuários. Confira algumas dicas para blindar o máximo possível os registros de e-mail da sua empresa:
Salve os seus contatos
Muitos filtros de spam comprovam a veracidade do e-mail, procurando junto aos dados de contato, entre o remetente e o receptor. Mantenha sua lista de contatos, sejam eles familiares, profissionais ou outros, atualizada e sempre lembre-se os seus contatos de fazer o mesmo, para evitar erros.
Enfatize bastante o assunto do e-mail
É preciso compreender que os filtros de spam analisam o assunto das mensagens. Busque não utilizar termos como “grátis”, “aberto” ou “tempo limitado” por exemplo, e nem utilize palavras gatilho ou frases curtas. Estas podem induzir que uma mensagem foi encaminhada para um alto número de pessoas. Evite criar assuntos com caracteres especiais ou símbolos de pontuação. Todos esses termos podem filtrar o seu e-mail como spam, prejudicando o funcionamento de sua empresa.
Seja o mais específico possível em seu endereço de e-mail
Os programas que filtram spams também estão avaliando os endereços de e-mail. Os endereços com cara de anônimos são julgados de uma forma mais rígida, do que os e-mails que sejam parte de domínios verificados. Portanto, configure seu endereço de e-mail usando um domínio de sua empresa ou um domínio pessoal.
Marque como spam, toda mensagem replicada em vários e-mails
Toda mensagem que chegue em sua caixa de entrada que não seja uma mensagem única, mas encaminhada a diversas contas de e-mails, marque-a como spam. Isso ajudará os filtros de spam a evitar que novos e-mails do tipo cheguem até você, sendo identificando antes pelos serviços.
Evite assinar newsletter de lojas ou outros serviços
A grande maioria dos sites e lojas virtuais atualmente os serviços de newsletter diárias ou semanais, para tentar gerar maior engajamento com o cliente. Porém, a grande maioria das mensagens acabam se tornando mais um incômodo do que uma vantagem. Por isso, é recomendável que você filtre os tipos de oferta que deseja receber e se possível também defina a periodicidade de envio, tornando-o mais brando. Essas configurações já são bem comuns, principalmente em sites de compras coletivas e algumas lojas virtuais.
Utilize as listas para bloquear remetentes
Use as listas de remetentes bloqueados, assim ao marcar uma mensagem, ela é encaminhada diretamente para sua caixa de spam. Com isso, novas mensagens já cairão direto como spam. Alguns sistemas operacionais também disponibilizam listas de remetentes seguros, o que é bem legal para aqueles que querem marcar seus contatos principais, para que não ocorra deles serem filtrados incorretamente e acabem em sua caixa de spam.
Não divulgue o seu e-mail ao público
Geralmente, os principais remetentes de spam compram listas com endereços de e-mails ou usam programas que reúnem endereços de e-mails de diferentes sites da internet. Ou seja, se você costuma publicar o seu endereço de e-mail em sites, blog, fóruns e redes sociais, muito provavelmente ele já está catalogado para receber spams.
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Use diversas contas de e-mail
Caso você receber muitos spams, criar outras contas de e-mails mais específicas para o contato com familiares, amigos e profissionais. Distribuir assuntos por diversas contas, pode ajudar a evitar uma grande quantidade de spam e fazer com que você não divulgue os endereços publicamente, resguardando-os de remetentes de spam.
Limite os spams com softwares de e-mails
Geralmente, a maioria dos usuários que utilizam serviços como o Outlook e o Gmail recebem menos spam. Por que? Estas ferramentas utilizam filtros antispam, ou seja, recursos que ajudam a identificar e bloquear esse tipo de e-mail. Use também antivírus em sua conta de e-mail, eles também ajudam a identificar falsos endereços e links maliciosos.
Tenha muito cuidado com os anexos
Uma das formas mais utilizadas por hackers para coletar dados de usuários de forma discreta é o envio de anexos. Esse tipo de arquivo pode vir disfarçado como um extrato bancário, atualização de dados de um cartão de crédito, problemas com documentos como RG e CPF, ou qualquer outro tipo de cobrança, por exemplo. Ao clicar nesses links e executar o arquivo, o seu computador ou smartphone passa a alojar vírus. Por isso, antes de baixar qualquer tipo de anexo, se certifique que o arquivo é completamente seguro.
Oriente todos os seus funcionários, se preciso, criando normas para utilização de e-mails
Nada irá impedir que uma pessoa clique num spam, baixe um vírus ou acesse um link malicioso, por mais que ele esteja marcado como spam, se o usuário não conhecer e nem estiver moldado para evitar esse tipo de situação.
Um dos principais fatores para diminuir falhas na segurança dos e-mails da sua empresa, é adotar normas que sejam desenvolvidas especialmente para que seus colaboradores sigam. Treinar os seus funcionários para utilizarem o computador, e principalmente, o e-mail de forma consciente, ajudará bastante a manter os dados do seu negócio em segurança.
A proliferação de spams pode ser bastante prejudicial a sua empresa. Primeiro, por que pelo menos um dos endereços de e-mail da sua empresa deve ser divulgado publicamente em seu site e redes sociais, o que já facilita a vida de cibercriminosos. Segundo, e principal, as informações trocadas por e-mail são em sua maioria sigilosas, referentes a dados de clientes, projetos importantes para o desenvolvimento de uma empresa, dados financeiros do seu negócio, ou seja, a vida da sua empresa pode ser afetada por esse tipo de e-mail.
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