Não há dúvidas que soluções em tecnologia estão cada vez mais presentes no cotidiano de pessoas e empresas, trazendo grandes vantagens para a realização de tarefas rotineiras e na resolução de problemas tanto pessoais quanto profissionais.
Dentro das rotinas de gestão e trabalho das empresas e organizações, as soluções de tecnologia têm representado grandes oportunidades de crescimento e melhoria contínua. O segmento contábil tem características bem técnicas e burocráticas e por isso pode se beneficiar muito ao incorporar a tecnologia.
O setor precisa estar conectado com as mudanças de legislação, novas normas e procedimentos e contar com soluções de tecnologia possibilitará que os profissionais foquem em atividades estratégicas do negócio. Continue a leitura deste artigo para descobrir como aplicar a tecnologia no seu escritório de contabilidade.
Processos
Os processos rotineiros de um escritório contábil envolvem manipulação de documentos, preenchimento de planilhas e muitos cálculos. São atividades bastante operacionais e que geralmente demandam muito tempo.
Através de softwares de gestão é possível que as tarefas mais operacionais sejam feitas de forma automatizada pelo próprio sistema. Isso permite que o tempo de trabalho do funcionário seja melhor aproveitado para outras atividades e também limita a possibilidade de erro na produção de relatórios, ou de cálculos.
Por meio de sistemas informatizados é possível distribuir adequadamente as demandas e responsabilidades dentro da equipe. Uma melhor organização permite a criação de procedimentos mais claros, o que pode facilitar no atendimento às demandas de um cliente que deseje informações sobre taxas e impostos envolvidos na venda de purgador de vapor, por exemplo.
Armazenamento e compartilhamento de documentos.
Grande parte das atividades de um escritório de contabilidade envolve manusear, compartilhar e armazenar de forma segura documentos. É preciso evitar que ocorram extravios ou que pessoas não autorizadas tenham acesso à informações sensíveis.
Nesse segmento é muito importante prezar pela segurança dos dados que são manipulados e nesse sentido uma alternativa bastante viável é o armazenamento de documentos na nuvem.
Essa solução elimina a necessidade de arquivos físicos e permite facilitar o compartilhamento de dados e manter os documentos acessíveis, um membro da equipe que está visitando um cliente que vende piso industrial pode acessar os documentos necessários remotamente.
Relacionamento com o cliente.
As soluções tecnológicas também colaboram para melhorar o relacionamento com o cliente e proporcionar novas soluções que trazem agilidade e facilidade para os atendimentos.
Atualmente a velocidade é um fator muito importante e as pessoas cada vez menos toleram esperar por uma resposta. Utilizar sistemas integrados facilita o acesso aos dados e reduz o tempo de resposta.
Ainda nesse sentido, há possibilidade de integrar os canais de atendimento como e-mail, ligações e até mesmo redes sociais. Dessa forma, ao receber uma demanda específica de um cliente que produz mesa rústica de madeira o atendente a registra no sistema e ela já entra no fluxo de trabalho.
Há diversas possibilidades de aplicação de tecnologia para escritórios contábeis, é importante identificar quais as principais dificuldades que sua empresa enfrenta no momento e começar a implementação através dessas soluções.
Ao adotar em sua empresa uma mentalidade voltada para a tecnologia será possível perceber a evolução nos processos e a agilidade no fluxo de trabalho e isso possibilitará a ampliação dos negócios.
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