O trabalho remoto, ou home office tornou-se uma possibilidade bastante viável e vantajosa para profissionais e empresas. Assim como para diversos outros segmentos e áreas de atuação, essa realidade chegou para ficar junto aos contadores.
Para uma grande parcela de empresas, o trabalho remoto surgiu repentinamente e não foi uma decisão planejada e pensada com antecedência. A pandemia de Covid-19 forçou o distanciamento social e impediu que as atividades de trabalho seguissem sendo desenvolvidas presencialmente.
Agora que um bom período se passou, se iniciou um movimento mais estruturado que busca implementar esse modelo de trabalho de forma permanente nas empresas. Neste artigo iremos demonstrar como adaptar o home office na contabilidade.
Benefícios
Esse é um projeto que permite que todas as partes envolvidas sejam beneficiadas, o profissional aproveita a possibilidade de escapar do trânsito, ganhando qualidade de vida e tempo para usar seu novo forno elétrico de embutir. O empregador tem a vantagem de poder reduzir significativamente seus custos fixos com contas de consumo, por exemplo. Tudo isso sem prejuízo da qualidade de atendimento ao cliente.
Planejamento interno
É importante pensar e planejar da maneira mais detalhada possível essa migração de trabalho presencial para o home office. Portanto comece avaliando minuciosamente a viabilidade dessa transição e só então comunique a equipe sobre a mudança.
Nesse ponto é importante dar todas as informações necessárias para que os colaboradores compreendam claramente os objetivos da empresa e quais serão suas responsabilidades durante o processo de implementação e pós.
Será necessário fornecer os equipamentos para a realização do trabalho e também orientar os funcionários sobre a escolha do ambiente em que irão atuar em suas residências, dando atenção a pontos como iluminação e ergonomia, por exemplo.
Conheça os processos
Nessa etapa é necessário mapear todos os processos do escritório e identificar quais já estão adaptados para serem realizados remotamente e quais necessitam adaptações. A partir disso será possível definir os responsáveis pelas atividades e inclusive formar grupos de trabalho menores dentro da equipe.
Estabeleça claramente os cronogramas a serem cumpridos, como entrega de documentos e relatórios mensais para os clientes, por exemplo, dessa forma é possível gerenciar as tarefas evitando atrasos.
Atenção para a segurança da informação
É preciso utilizar sistemas que garantam a segurança dos dados manipulados. Revise o antivírus dos computadores utilizados e garanta que cada colaborador terá acesso apenas aos dados e sistemas necessários para a realização de suas atividades.
Assegurar que não haja vazamentos ou invasões permite que seus clientes que estão desenvolvendo novas tecnologias para uma placa de energia solar, por exemplo, sintam-se seguros ao compartilhar informações sensíveis com sua empresa.
Reuniões e gestão de equipe
Ao trabalhar remotamente é importante garantir que a equipe esteja comprometida com os resultados e dar condições para que executem seu trabalho de maneira eficiente. É importante ter atenção quanto às interrupções não programadas apenas para checar se a pessoa está trabalhando.
Crie um calendário de reuniões que permita que a equipe se organize de maneira antecipada, use métodos que tornem esses momentos produtivos e não desviem do objetivo principal.
Hoje as organizações têm acesso a uma grande quantidade de soluções que possibilitam o home office, seja uma consultoria de sinalização de segurança ou um escritório contábil, cabe ao gestor identificar os processos que necessitam adaptação, planejar e implementar esse modelo de trabalho no seu negócio.
Conteúdo produzido pela equipe do Soluções Industriais.
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